Ψηφιακή προσαρμογή: Από το χάρτινο αρχείο στην ψηφιακή ευφυία

Η μετάβαση στην ψηφιακή εποχή είναι πλέον γεγονός. Ωστόσο η απαλλαγή μας από τις διαδικασίες που απαιτούν φυσική παρουσία, απτά έγγραφα και χάρτινα αρχεία είναι αποτέλεσμα ενός γενικότερου εκσυγχρονισμού. Ήδη το κράτος, με επικεφαλής την ΑΑΔΕ και τους δημόσιους φορείς έχει θεσμοθετήσει την πλήρη αποδοχή ψηφιακών εγγράφων, συναλλαγών και αποδεικτικών, καταργώντας σταδιακά την υποχρέωση διατήρησης φυσικών εγγράφων.

Τι ισχύει για την ΑΑΔΕ, τις επιχειρήσεις και το κατά πόσο “επιτρέπεται” να πετάξουμε τα χαρτιά;

Τι κάνει η ΑΑΔΕ; (Ψηφιακά Παραστατικά και MyDATA)

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση και MyDATA: Η ΑΑΔΕ έχει προχωρήσει στην καθολική εφαρμογή της ψηφιακής πλατφόρμας myDATA. Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις διαβιβάζονται πλέον ψηφιακά σε πραγματικό χρόνο.

Κατάργηση φυσικών βιβλίων και εκτυπώσεων: Οι επιχειρήσεις δεν υποχρεούνται πλέον να εκτυπώνουν και να τηρούν φυσικά βιβλία (π.χ. βιβλίο εσόδων – εξόδων, ισολογισμός, κλπ.) ή να αποθηκεύουν φυσικά αντίγραφα τιμολογίων, αρκεί αυτά να διαφυλάσσονται ηλεκτρονικά με διασφάλιση της γνησιότητάς τους.

Η ίδια η ΑΑΔΕ γίνεται paperless: Η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων υλοποιεί τεράστια έργα ψηφιοποίησης εκατομμυρίων σελίδων παλαιών φορολογικών υποθέσεων, αποδεικνύοντας ότι ο ίδιος ο ελεγκτικός μηχανισμός περνάει στα δεδομένα (data) και όχι στο χαρτί.

Χρειάζεται τελικά να κρατάμε χαρτιά ή μπορούμε να τα καταστρέψουμε;

Η γενική απάντηση είναι ότι στην συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων ΔΕΝ απαιτείται η διατήρηση χάρτινου εγγράφου, υπό έναν βασικό όρο: Να διασφαλίζεται η εγκυρότητα*, η αναλλοιωσιμότητα* και η αναζητησιμότητα* του ψηφιακού αρχείου καθόλη τη διάρκεια του προβλεπόμενου χρόνου παραγραφής (π.χ. 5ετία, 10ετία, κλπ. ανάλογα με τη φορολογική ή εμπορική νομοθεσία).

* (Με τους όρους αυτούς εννοούνται η πιστοποίηση της προέλευσης, η προστασία από οποιαδήποτε μεταγενέστερη παραποίηση, και η γρήγορη και αποτελεσματική ανάκτηση της πληροφορίας).

Ωστόσο υπάρχουν σημαντικές διαφοροποιήσεις.

Ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα: Έγγραφα που λαμβάνονται ψηφιακά (π.χ. από το gov.gr, τράπεζες, επίσημους φορείς) με ψηφιακή υπογραφή απαγορεύεται να εκτυπωθούν για να “αρχειοθετηθούν” σε χαρτί, καθώς η νομική τους ισχύς κατοχυρώνεται αποκλειστικά και μόνο στην ηλεκτρονική τους μορφή. Η εκτύπωσή τους είναι απλώς ένα “αντίγραφο” χωρίς νομική αυτοτέλεια.

Σάρωση παλιών εγγράφων: Αν μια επιχείρηση έχει παλαιά φυσικά τιμολογιακά στοιχεία ή συμβόλαια και τα ψηφιοποιήσει (σάρωση), πρέπει να ακολουθούνται οι προβλεπόμενοι κανόνες τεκμηρίωσης (π.χ. πρότυπο PDF/A για μακροχρόνια διαφύλαξη). Σε ορισμένες ειδικές περιπτώσεις αυστηρών κρατικών ελέγχων (π.χ. δημόσιες συμβάσεις ή έργα που ελέγχονται από το Ελεγκτικό Συνέδριο), ενδέχεται να υπάρχουν ειδικότερες διατάξεις, αλλά για την κοινή εμπορική και φορολογική πρακτική, το ηλεκτρονικό αρχείο υπερισχύει.

Από το χάρτινο αρχείο στην ψηφιακή ευφυία

Πώς η νέα εποχή αλλάζει την επιχείρηση

Την τεχνολογική μετάβαση την έχουμε βιώσει όλοι μέσα από το ευρύτερο οικοσύστημα του Δημοσίου Τομέα. Ψηφιακές πλατφόρμες, κατάργηση της αναμονής στα γκισέ και άμεση έκδοση εγγράφων με μερικά κλικ έχουν εκπαιδεύσει τους πολίτες να αποχωρίζονται το χαρτί, την εκτύπωση και την περιττή γραφειοκρατία.

Ακόμη περισσότερο για τις επιχειρήσεις, η ψηφιακή μετάβαση είναι εξέλιξη τόσο ως τεχνική αναβάθμιση αλλά και ως στρατηγική επένδυση:

Στις λογιστικές διαδικασίες, όπου η ψηφιακή οργάνωση προσφέρει αμεσότητα, διασφάλιση των δεδομένων και απόλυτη συνέπεια στις κρίσιμες προθεσμίες.

Στα ασφαλιστικά προϊόντα και υπηρεσίες, όπου η γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στο ιστορικό και τα αρχεία των πελατών, ενισχύει την ταχύτητα εξυπηρέτησης και χτίζει σχέσεις εμπιστοσύνης.

Τα καθοριστικά οφέλη της ψηφιακής αρχειοθέτησης

Στη μετατροπή του χάρτινου αρχείου σε ψηφιακή πληροφορία, η καταγραφή, η ευρετηρίαση, τα μεταδεδομένα και η ηλεκτρονική διαχείριση, αποδίδουν σημαντικά οφέλη στην επιχείρηση.

Συρρίκνωση των λειτουργικών δαπανών

Ο περιορισμός του φυσικού όγκου εγγράφων αποφορτίζει άμεσα τις ανάγκες αποθήκευσης. Καθώς μειώνονται τα έξοδα για αναλώσιμα, εκτυπώσεις και εξωτερικούς χώρους φύλαξης, απελευθερώνεται ταυτόχρονα πολύτιμος χρόνος από τη διεκπεραίωση γραφειοκρατικών εργασιών.

Γρήγορος εντοπισμός δεδομένων

Χάρη στη χρήση μεταδεδομένων και έξυπνων μηχανισμών αναζήτησης, κάθε φάκελος ή παραστατικό ανασύρεται άμεσα. Αυτό απογειώνει την ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες και τους συνεργάτες, κάνοντας παράλληλα τον έλεγχο λογιστικών και ασφαλιστικών στοιχείων εύκολη υπόθεση.

Απρόσκοπτη ροή και ταχύτητα στις εργασίες

Η ηλεκτρονική κυκλοφορία των εγγράφων διαλύει τις καθυστερήσεις. Η πληροφορία ταξιδεύει άμεσα από το ένα τμήμα στο άλλο, διασφαλίζοντας ότι τηρούνται ευλαβικά οι προθεσμίες και οι επαγγελματικές δεσμεύσεις.

Αύξηση παραγωγικότητας

Όταν το προσωπικό απαλλάσσεται από την αναζήτηση χαμένων χαρτιών και τη χειροκίνητη αρχειοθέτηση, στρέφει την προσοχή του σε δραστηριότητες ανάπτυξης. Ενισχύεται η συνεργασία και απλοποιείται η λήψη αποφάσεων.

Θωράκιση ασφαλείας και θεσμική συμμόρφωση

Η σύγχρονη διαχείριση εγγράφων διαθέτει δικλείδες ασφαλείας. Σε αυτές συμπεριλαμβάνονται, η πρόσβαση με βάση τον ρόλο του εργαζομένου, τα αντίγραφα ασφαλείας (backups) και η πλήρης εναρμόνιση με τους κανόνες προστασίας προσωπικών δεδομένων (GDPR).

Η εμπειρία της Gain Office

Στην Gain Office γνωρίζουμε ότι η επιτυχία ενός έργου ψηφιοποίησης είναι πέρα από το σκανάρισμα σελίδων. Στόχος είναι η δημιουργία ενός έξυπνου, ασφαλούς και εύχρηστου περιβάλλοντος διαχείρισης. Το αποτέλεσμα; Η καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των ψηφιακών εργαλείων για την εσωτερική λειτουργία της επιχείρησης και συνεπώς, τις αναβαθμισμένες υπηρεσίες προς όφελος των πελατών.